5 caracteristici ale unui manager pentru a motiva si inspira echipa

Guest Writer: Dragos Morman – Manager Generali

Exista multe modalitati de a conduce o echipa, iar in ultima perioada s-au evidentiat clar diferentele dintre tipurile manageriale. Avem pe de-o parte stilurile traditionale de a conduce oamenii dictandu-le ce sa faca, iar pe de cealalta parte tipurile moderne de management in care liderii inspira si motiveaza.

Motivarea echipei este unul din pilonii unui management modern de succes, fluxul firesc fiind: alegerea oamenilor, formarea lor si retentia in echipa. Deci, constructia echipei si mentinerea permanenta a motivatiei.

Fiind un fan al stilurilor moderne, bazate pe leadership, sunt de parere ca un management motivator implica comunicare eficienta, stabilirea unei strategii care sa aduca beneficii atat companiei cat si oamenilor care lucreaza pentru companie, incurajarea oamenilor spre performanta si luarea deciziilor inteligente.

Am observat ca oamenii pe care ii coordonezi vor sa simta ca tu te gandesti la ei, ca ii pretuiesti si ii respecti ca indivizi. E important sa-ti faci timp sa descoperi specificatiile unice ale fiecarui angajat, creand oportunitati de comunicare. Motivatia depinde mai mult de latura emotionala decat de cea rationala. Asadar, atentia pentru recunoastere, laude, respect, timp liber, transparenta, evaluare si promovare va deveni factor motivator mai puternic decat banii.

Obiectivul principal ar trebui sa fie cultivarea unui mediu sanatos, cu oameni autonomi, autodidacti, care lucreaza bine si de la birou si de acasa, si supravegheati dar si atunci cand managerul lor este in vacanta. In conditiile in care construirea unei companii de succes are la baza formarea unor echipe sudate si de durata, una dintre cele mai mari provocari ale managerilor este sa deprinda si sa dezvolte cateva caracteristici care sa ajute la un management de succes si motivator prin care echipa sa poata face performanta.

 Leadership

Leadership-ul devine crucial deoarece sistemele de management au evoluat astfel incat joaca un rol din ce in ce mai important in structurile corporatiste sau businessuri simple.  

Termenul nu este in mod specific definit, dar are cateva sensuri larg acceptate, incluzand:

• abilitatea de a crea o viziune simplu de inteles si clara;
• capacitatea de a impartasi viziunea cu ceilalti si de a-i motiva sa o urmeze;
• capacitatea de a oferi o strategie, un mediu placut, instrumentele si informatiile care permit celorlalti sa aiba succes in urmarirea viziunii.

Dar poate cea mai importanta actiune a unui manager care doreste sa fie Leader nu „Sef” este aceea de a trage impreuna cu echipa pe care o coordoneaza la aceeasi caruta. Iar cand zic „Sef” ma refer la conceptia populara veche, unde sefii sunt recunoscuţi pentru că insuflă mereu teamă. Leaderii sunt recunoscuţi pentru că inspiră şi motivează mai ales prin puterea exemplului.

Pe scurt, liderii sunt oameni care sunt parte din echipele lor. Daca echipele acestora au o problema atunci si ei au o problema.  Acestia inspiră, inteleg, respecta, ghidează şi conduc un grup de oameni pe o anumită cale. Totodata, le pasa, pun intrebari si cauta sa ofere si sa invete lectii.

O echipa simte toate aceste lucruri si sunt mai confortabili sa urmeze drumul aratat de lider fiind motivata sa lucreze pentru indeplinirea scopului comun.

Comunicarea

Comunicare inseamna tot, iar un management bun inseamna sa reuşeşti sa stabileşti o legatura cu oamenii tai, iar acest lucru se va vedea in modul cum functioneaza echipa. Nu recomand concentrare doar pe verbal ci si pe nonverbal. Totusi, aici, o sa ma axez pe comunicarea verbala.

Cuvintele sau actiunile pe care le face un manager, pot sa ridice sau sa scada nivelul motivational al unui individ si al echipei totodata, ceea ce inseamna ca trebuie reactionat atent, repede si pozitiv fata de situatiile in continua schimbare.

O foarte mare parte din strategia pentru un management de succes este determinata de abilitatea de a comunica eficient cu oamenii din echipa. Un manager, pentru a fi puternic şi convingator, trebuie sa stie sa asculte in primul rand. Oamenii trebuie ascultaţi pentru ca transmit un feedback ce poate fi valorificat prin folosirea informatiei. Astfel, oamenii vor simti ca au valoare si ca nu sunt doar un instrument care faciliteaza atingerea obiectivelor. In aceast sens, membri unei echipe trebuie incurajati sa isi spuna parerea, sa ofere o noua perspectiva asupra unei probleme sau unei sarcini de serviciu.

Totodata, o buna comunicare asigura si intelegerea mai clara a oamenilor de langa tine si dezvoltarea in timp a unor relatii profesionale puternice, acestea fiind primordiale intr-un management bun. Exprimarea opiniilor, trebuie facuta intr-un mod transparent, corect si mai ales nonconflictual. Cu cat construieşti relaţii mai stranse, cu atat vei deveni un lider mai puternic.

Asadar, sfatul meu este sa incurajezi comunicarea deschisa, astfel incat oamenilor sa nu le fie teama sa-si exprime sentimentele, sau sa se simta vulnerabili in fata celorlalti, sa-si recunoasca greselile fara sa le fie teama de critica sau pedepsa.

Decizii si Control

Intotdeauna trebuie sa existe un obiectiv presatbilit. Realizarea obiectivului tine de planificare. Planificarea adecvata previne rezultatele slabe si riscul de a nu atinge obiectivul. Sunt mai multe cai de a-ţi atinge obiectivele, trebuie doar sa gaseşti calea care funcţioneaza si sa-ţi duci planul la indeplinire.

Succesul echipei depinde de manageri cu putere de decizie. Deciziile bune duc la alocarea adecvata a resurselor: pe cine angajezi, la cine renunti, pe cine promovezi, pe cine insarcinezi cu responsabilitaţi noi, cum vei solutiona problemele care apar pe parcursul zilei, lunii, anului.

Informarea trebuie sa preceada decizia. Adica te informezi bine, sintetizezi informaţiile si apoi decizi. Informarea te ajuta sa nu ramai impotmolit in detalii inutile odata ce ai invaţat cam tot ce ai nevoie pentru a lua o decizie buna. Analiza informatiei inaintea luarii deciziei manageriale eficiente este elementul cel mai important si asigurara un echilibru intre gandire si acţiune. Gandirea şi acţiunea nu sunt alternative, ci sunt inseparabile.

Deciziile, indiferent ca se dovedesc a fi bune sau nu, sunt semn al controlului. Controlul situatiilor te asigura ca vei obţine rezultatele preconizate in urma planificarii obiectivelor, iar ca sa controlezi trebuie sa stii ce vrea sa faci, unde vrei sa ajungi si ce ar trebui schimbat pe parcurs. A controla o situatie presupune existenţa mai multor obiecte ale controlului: oamenii, informaţia, timpul, banii, modul de desfaşurare a activitatilor etc.

Ca funcţie manageriala controlul incheie ciclul de management, urmarind calitatea procesului de conducere, eficienţa muncii depuse de intrega echipa pe termen scurt, mediu, sau lung.

Delegarea

Asa cum spuneam, comunicarea este cea mai importanta. Foloseste rabdare in a explica oamenilor din subordine de ce-ul actiunilor lor si ajuta-i sa inteleaga cum actiunile lor aduc valoare. Atunci cand oamenii inteleg imaginea de ansamblu, gradul de performanta si implicare va fi mult mai mare.

Pentru un management eficient delegarea sarcinilor trebuie neaparat sa existe, delegarea trebuie sa devina o regula si nu o exceptie.

În practica, exista putine sarcini care nu pot fi delegate: evaluari, promotii, proceduri disciplinare, alocarea de resurse si formarea echipei, toate fac parte din atributiile managerului, insa restul pot fi atribuite altor persoane.

Si pentru ca vorbim si despre motivarea echipei, hai sa privim si din acest unghi. Cand delegi sarcini, nu renunti la responsabilitati, ci doar delegi anumite sarcini, fiind responsabil de rezultatul final. Aceste sarcini ii fac pe cei ce le-au primit sa se simta utili, importanti, iar asta ii motiveaza.

Sfat: Incearca sa delegi sarcini fiecaruia cat poate sa duca. Important este sa duca la bun sfarsit si sa faca bine ceea ce au primit de facut. Ca sa poti sa delegi corect trebuie sa-ti cunosti echipa, pentru ca trebuie sa te asiguri ca cei carora le delegi au capacitatea de a se ocupa de ele. In final acestia trebuie sa fie fericiti ca te-au putut ajuta.

Critici vs. Felicitari

Poate cele mai delicate momente in viata unui manager sunt cele in care trebuie sa faca alegeri intre a critica sau nu si a felicita sau nu.

Oamenii din echipa se manageriaza separat in sensul in care ce functioneaza cu X nu functioneaza cu Y. Sunt oameni care se motiveaza sau se demotiveaza atunci cand sunt criticati si oameni motiveaza sau se demotiveaza atunci cand sunt felicitati.

Un bun manager invata repede reactia oamenilor din echipa la cei 2 stimuli. Atunci cand acestia indeplinesc cu succes o sarcina sau nu sau arata initiativa in rezolvarea unei probleme sau nu, managerul e pus in fata unei decizii.

Indiferent de alegere, managerul trebuie sa urmareasca sa faca critici si felicitari in mod constructiv in vederea motivarii. Numai asa poate spune ca a facut alegerea corecta.

Se pot intalni urmatoarele tipologii:

• Felicitari:
  • Oameni care nu sunt motivati doar de bani ci si de recunoastere. In cele mai multe cazuri acestia sunt cei mai fericiti cand primesc felicitari in public.
  • Cei ce le sunt de ajuns felicitarile in privat, in discutiile 1 la 1. Le place sa nu atraga atentia tuturor si sunt fericiti ca sunt apreciati de cine trebuie.
  • Oameni care resping felicitarile. Nu sunt confortabili sau simt o presiune in plus atunci cand sunt felicitati.

• Critici:
  • Cei ce inteleg critica si se monteaza repede, se motiveaza sa faca lucrurile mai bine sau corect. Sunt cei ce cauta solutii sa nu mai dea motive de critica.
  • Oamenii care cauta scuze atunci cand sunt criticati. Acestia sunt cei care nu stiu exact cum sa reactioneze la critica. Sunt intre a claca sau a se automotiva.
  • Oameni carora critica le pica prost. Sunt cei ce se opresc imediat din orice proces, se simt victime, simt ca nu sunt buni in ceea ce fac.

Un lider trebuie sa gaseasca echilibrul perfect pentru fiecare individ. Aceasta atitudine este importanta in contextul in care fiecare om se simte important, cateodata cel mai important, iar atentia si energia managerului trebuie sa fie constanta pentru a nu dezechilibra bunul mers al intregii echipe.

Sunt mandru sa coordonez de mai putin de un an o echipa cu performante notabile. O echipa cu o componenta diversificata, oameni cu caractere diferite si moduri diferite de a fi motivati. Ne desfasuram activitatea cu drag si spor pe Sos. Nicolae Titulescu, iar in fiecare zi ne dam seama cat de important este sa fim ok unii cu ceilalti, sa ne inspiram unii pe ceilalti pentru a fi mai buni.